Pravidlá postupu podľa § 8 ods. 2 podľa LkSG
I. Vytvorenie a účel postupu podávania sťažností
Spoločnosť Miele zaviedla v súlade s § 8 nemeckého zákona o povinnej starostlivosti v dodávateľskom reťazci (LkSG) príslušný postup podávania sťažností. Postup podávania sťažností umožňuje osobám nahlasovať riziká v oblasti ľudských práv a životného prostredia, ako aj porušenia ľudských práv alebo povinností v oblasti životného prostredia, ktoré vznikli v dôsledku podnikateľskej činnosti spoločnosti v jej vlastnej oblasti podnikania alebo priameho, príp. nepriameho dodávateľa.
II. Príslušnosť a dostupnosť
Postup podávania sťažností má na starosti externý ombudsman, ktorého môžete kontaktovať nasledujúcim spôsobom:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D – 33602 Bielefeld
Tel.: +49 521 557 333 0 / mobil: +49 151 58230321
E-mail: ombudsmann@thielvonherff.de
Platforma na podávanie správ: www.report-tvh.com
Domovská stránka: www.thielvonherff.de
Ombudsman koná ako samostatný a nezávislý právny zástupca. Je nestranný, nepodlieha žiadnym pokynom zo strany spoločnosti v súvislosti s vybavovaním veci. Ombudsman je viazaný mlčanlivosťou. Na požiadanie zachováva mlčanlivosť o totožnosti oznamovateľa.
III. Postup podávania sťažností
Ombudsman prijíma sťažnosť a v prípade potreby s oznamovateľom prediskutuje skutkovú podstatu veci. Oznamovateľ vždy dostane potvrdenie o prijatí podnetu.
Ombudsman skúma, či nedošlo k porušeniu povinností v zmysle nemeckého zákona LkSG alebo k porušeniu iných zákonov či interných predpisov. Ak existujú dostatočné dôkazy, postúpi skutočnosti, ktoré mu boli predložené v príslušnej forme, spoločnosti na prešetrenie, pričom za operatívne vykonanie zodpovedá oddelenie dodržiavania predpisov. Na zachovanie svojej neutrality nevykonáva samotný ombudsman žiadne vyšetrovanie.
Spoločnosť bude postupovať na základe podnetu v súlade so zákonom a internými pravidlami a s ohľadom na záujmy všetkých zúčastnených strán. Vyšetrovanie musí prebiehať rýchlo a bez väčších prestávok.
S osobami, ktorých sa vyšetrovanie týka, je potrebné zaobchádzať spravodlivo a s rešpektom. Pre všetky dotknuté osoby platí prezumpcia neviny. Je potrebné zabezpečiť právo na vypočutie. Z tohto dôvodu sú osoby, ktorých sa podnet týka, čo najskôr informované o prijatom podnete a sú oboznámené so svojimi právami na informácie a nápravu. Ak však existuje vážne riziko, že by oznámenie ohrozilo vyšetrovanie podnetu, oznámenie sa môže odložiť až do ukončenia vyšetrovania alebo do času, keď toto riziko pominie.
Právne posúdenie prešetrovaných skutočností a stanovenie vhodných opatrení na odstránenie a predchádzanie nevhodným obchodným praktikám vykonáva spoločnosť, ktorá sa na tento účel môže poradiť s ombudsmanom. Opatrenia môžu zahŕňať napríklad primerané občianskoprávne konanie alebo zapojenie kompetentného orgánu. Aj v prípade, že sa v konkrétnom prípade nezistí žiadne porušenie, môžu byť vhodné návrhy na zmeny pracovných a obchodných postupov, ako aj zmeny organizačných predpisov a predpisov o správaní.
Oznamovateľ môže kedykoľvek získať informácie o stave veci od ombudsmana. Tri mesiace po prijatí podnetu dostane oznamovateľ spätnú väzbu o opatreniach nadväzujúcich na podnet. Ombudsman bude oznamovateľa informovať o výsledku najneskôr po ukončení procesu v rozsahu povolenom zákonom.
IV. Ochrana oznamovateľa
Oznamovateľ je vždy chránený pred diskriminujúcimi alebo disciplinárnymi opatreniami. Akékoľvek odvetné opatrenia voči oznamovateľovi nebudú tolerované. V prípade náznakov odvetných opatrení voči oznamovateľom je potrebné okamžite kontaktovať ombudsmana.
Ak ombudsman ubezpečil oznamovateľa o zachovaní mlčanlivosti, bez jeho súhlasu nezverejní meno a totožnosť oznamovateľa spoločnosti ani tretím stranám. Ak je ombudsman vypočúvaný ako svedok v trestnom, občianskoprávnom alebo inom konaní, meno a totožnosť oznamovateľa môže zverejniť, iba ak ho na to písomne splnomocní oznamovateľ aj spoločnosť.
Proti želaniu oznamovateľa chrániť svoju identitu stojí záujem osôb, ktorých sa podnet týka, na zverejnení skutočností. Aj z tohto dôvodu sa nebude tolerovať úmyselné zneužívanie možnosti podávať sťažnosti a podnety. Ombudsman musí oznamovateľa na prvom stretnutí upozorniť, že v prípade úmyselného zneužitia postupu podávania sťažností môže byť jeho totožnosť prezradená spoločnosti.
V. Ochrana osobných údajov
Dodržiavanie zákonných povinností týkajúcich sa uchovávania údajov a predpisov o ochrane údajov zabezpečuje ombudsman. Zhromažďované osobné údaje sa obmedzujú na informácie o totožnosti, funkcii a kontaktných údajoch oznamovateľa a dotknutých osôb, ako aj na ďalšie osobné údaje, ktoré sú absolútne nevyhnutné na spracovanie veci. Okrem toho sa ukladajú len nahlásené skutočnosti, údaje o spracovaní, následné kroky po nahlásení a protokoly o vyšetrovaní.
Doba uchovávania osobných údajov zaznamenaných v rámci podnetov a vyšetrovaní je dva mesiace po ukončení vyšetrovania. Toto obdobie sa primerane predlžuje, ak po ukončení vyšetrovania nasleduje disciplinárne alebo súdne konanie a iné spory, na ktoré sa údaje musia použiť.
Zodpovedná osoba pravidelne kontroluje súlad postupu podávania sťažností s ochranou údajov.
VI. Platnosť postupu podávania sťažností
Platnosť postupu podávania sťažností sa prehodnocuje raz ročne, ako aj podľa potreby, napríklad ak spoločnosť musí očakávať výrazne zmenenú alebo výrazne rozšírenú rizikovú situáciu vo vlastnej oblasti podnikania alebo u svojho priameho dodávateľa, napríklad v dôsledku zavedenia nových výrobkov, projektov alebo novej oblasti podnikania.